09 | 信息流通：让团队高效协同，让产品准确击中目标

Sep 11, 2019

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09 | 信息流通：让团队高效协同，让产品准确击中目标

2019-09-11 葛俊来自北京

《研发效率破局之道》

课程介绍

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讲述：葛俊

时长17:12大小15.76M

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你好，我是葛俊。今天，我来和你聊聊团队的信息流通问题。
研发过程中的信息流通，指的是各种跟研发相关的信息在工具、团队成员之间的流动。这些信息大到公司战略，小到 Bug ID，是一个团队达成共识、高效工作的重要因素。比如，你是否也曾遇到下面这些研发过程中的不顺畅问题呢？
最终产品背离用户需求。我曾提到，一个常见的低效能问题是，研发团队生产出来的产品与最初的产品设计差别很大，甚至需要完全返工。
前后端沟通不顺畅。后端修改 API 阻塞了前端的工作，或者后端实现了新的 API 前端不知道，继续使用旧的 API 造成浪费。
信息孤岛。在公司内部找信息反而比在互联网上找信息还要难，需要到处找人问，还不一定能问到。
信息难以溯源。团队成员不知道怎么寻找问题的源头，也不知道软件包发布了哪些功能。
工作干扰大。开发工作常被实时聊天工具、电话等打断，刚整理好的思路又得重新梳理。
实际上，这些问题都是信息流通不顺畅造成的。那么今天，我们就来看看如何做到信息流通，从而让开发人员更顺畅地生产出高价值的产品。总结来说，就是要从以下三个方面入手：
首先，从“人”入手，建设共享文化，鼓励共享行为，使信息共享与团队成员利益一致，从而让大家愿意共享。
然后，在流程和工具方面，针对与研发相关的信息，设计并实现对应代码、文档的共享，以及信息在流水线上的自动化流动。
最后，在沟通技巧上下功夫，掌握高效沟通的原则，根据场景选择合适的沟通方式和工具。
接下来，我们分别看看如何实施吧。
团队成员愿意共享是有效沟通的前提人是首要的，不解决人的意愿问题，流程、工具再好，也用不好甚至用不起来。所以，让团队成员愿意共享，是有效沟通的前提。那，怎么才能调动起团队成员共享消息的意愿呢？
首先，要让团队成员了解信息的重要性。软件开发本来就需要多人协作，沟通的重要性不言而喻。但，有相当一部分开发者，尤其是初级开发者，因为工作经验欠缺等原因不愿意去和别人沟通，甚至意识不到信息流通的重要性。
所以，作为开发人员，我们要主动去克服不愿意沟通的倾向，比如在对需求有疑问时提醒自己，如果现在花一小时的时间去沟通，很可能会节省自己后面三天的时间；而作为团队管理者，我们更要在团队内强调沟通的重要性。
但，了解信息流通的重要性，只是实现顺畅沟通的基础。更重要的是，我们要在团队内部建设机制，来鼓励共享的行为，从而形成共享的文化。
简单来说，就是让信息共享和每个成员的利益紧密联系起来。这样做，可以帮助我们解决最终产品背离用户需求，以及前后端沟通不畅导致返工等低效能问题。这一类问题的共同点在于，负责整个产品或者 API 的成员没有紧密合作。在按职能划分的团队，尤其容易出现。因为职能部门的成员，在职能线上向上汇报，最关注的往往是职能部分的完成情况，而不是整个产品的进展。
一个比较有效的解决办法是，按照产品或者功能划分团队，让团队成员直接对产品或者功能负责，Facebook 和 Spotify 等很多高效能公司使用的就是这种方法。
一个团队负责一个产品或者功能，构成上一般不超过 15 个人，包括产品经理、UI 设计、数据科学家、前后端开发者。团队的工作重心就是把产品和功能做好，这也就意味着只有把产品和功能做好了，每个人的绩效才会好。
在这种情况下，沟通就和自己的利益紧密相关，所以大家会通过主动沟通去推动产品和功能的开发。比如，产品设计得慢了，开发人员就会去催促询问，看有没有自己能够帮得上忙的地方。
但是，改变公司的组织架构往往阻力大、推进缓慢，我们还是先立足现状，去解决按照职能划分团队的沟通问题。一个比较有效的办法是，使用虚拟团队。我以前在微软的 Office 团队第一次见到这种方式，后来又把它用在了其他公司，效果非常好。
具体的办法是，给每个功能设计一个虚拟团队，包括产品、设计，以及相关的开发人员。之所以说是虚拟团队，是因为它并不存在于公司的正式组织架构里。我们明确这个团队的职责，就是要做好某个功能。当时我采用的办法也很简单，就是给每个虚拟团队建立一个专门的聊天群，来沟通这个功能的相关问题。而我每周会收集每个虚拟团队的工作进展情况，以此来推动产品维度的进展。
说到这儿，你可能会有一个疑问，我对非开发部门没有掌控权怎么办？事实上，我在推动这个虚拟团队的时候，只负责管理前后端开发人员，对产品等团队没有管理权。但因为这个虚拟团队，和其他团队不存在利益冲突，而且流程很轻，所以并没有任何反对声音。而在虚拟团队中，我负责管理的前后端开发人员会主动发力，促进整个虚拟团队的顺畅沟通，效果非常好。
有了主动沟通的意愿，我们就可以开展下一步工作了，即设计流程和使用工具，推动研发信息的高效沟通。
设计流程和使用工具，推动研发信息高效沟通这一步的关键在于确认研发流程中的重要信息，然后针对性地设计合适的流程，并选用恰当的工具。
在我看来，对提高研发效能起到关键作用的信息，主要分为 4 种。
第 1 种信息是，战略目标相关的信息这一类信息的处理原则是尽量公开。只有当团队成员清楚公司以及团队目标时，才能更容易把自己的目标与之对齐。或许，这就是 OKR 最近几年特别流行的原因吧。如果你想深入了解 OKR，并在团队中落地，可以参考我的朋友黄勇开设的《黄勇的 OKR 实战笔记》课程。
Facebook 每年都会召开一个员工大会，详细列举公司的战略目标；每周还会有一个 Q&A 会议，每个员工都可以参加，马克 · 扎克伯格（Mark Zuckerburg）会亲自出席，并回答员工提出的各种问题。这些举措，都促进了员工对公司战略和目标的深入理解。
第 2 种信息是，代码相关的信息这一类信息的处理原则也是尽量公开。代码是最直接的参考，是最实时的文档。Facebook 基本所有的代码仓，都对全部开发人员公开。更进一步地，我们不但可以阅读其他团队的代码，还可以主动去修改、提高他们的代码，只要修改得当，发出的 PR 就会被接受。
在国内，由于 IP 保护不力等客观原因，绝大部分公司不愿意把代码对所有员工公开，这也可以理解。不过在这种情况下，我还是建议在不泄露核心机密、不影响核心业务的前提下，尽量扩大代码公开的范围以及受众人群。
选择共享代码的工具和方式，基本原则是方便查找，并在进行开发工作的主要入口（比如 IDE、命令行工具、Web 浏览器）提供接口。
以 Facebook 为例，他们使用 Phabricator 的 Diffusion 子功能，方便团队成员在网页上浏览和查找代码仓的历史；在代码搜索方面，他们自研了一个内部工具，对主要代码仓的代码进行几乎实时的索引，开发人员通过网页浏览器、命令行，以及 IDE 的插件使用代码搜索功能。
高效的代码浏览和搜索对研发顺畅很重要，推荐你加大在这方面的投入。
第 3 种信息是，研发过程中用到的各种文档这些文档，包括产品设计文档、开发设计文档、测试文档、部署流程文档等。确保这一类信息的高效流通，比较有效的原则是，通过统一的工具，方便大家添加、修改、查询这些文档。
在 Facebook，每个产品团队可以选择自己的文档管理方式。总的来说，绝大部分团队主要使用公司统一的 Wiki 来进行松散的文档管理，既方便添加、修改，也方便搜索。而对于那些比较正式的文档，有些团队会使用类似 Quip 的共享文档系统进行管理。
关于文档管理，有两点值得强调：
第一，文档的管理流程，由每个小的功能团队决定。就比如，我刚才提到的 10 个人左右的小团队，因为他们的共同目标是尽快开发好产品，所以会主动寻找一种适合自己团队的文档管理方式和工具。
第二，绝大部分 Wiki 和 Quip 管理的文档都是全公司公开的，所以团队之间也可以很方便地找到其他团队的相关文档，避免信息孤岛的问题。
第 4 种信息是，各种标识信息整个研发流程中，在各种工具之间流动着多种标识信息，包括任务工单、代码提交号、版本号、代码审查 ID、测试用例 ID、Bug ID 等。在我看来，管理这一类信息的有效方法是，各种工具通过提供 API，做到服务化，形成工具之间的网状连接，以方便开发人员在工具上快速拿到需要的各种信息。
接下来，我们看一个热修复的具体案例。开发人员写好热修复的代码提交后，需要去发布工具网站填写这个提交的 Commit ID，申请进行热修复。热修复发布工具根据 Commit ID，找到对应的代码审查 ID 以及 Bug ID，自动显示到这个网页上。同时，这个工具还会自动找到这个热修复提交所依赖的、还没有上生产的其他提交，并显示出它们的信息。
有了这些信息，开发人员就可以方便地检查、确认自己的这个热修复可以提交，然后点击确认，正式申请热修复。最后，热修复发布工具自动 cherry-pick 这些提交，把它们都部署到一个热修复环境上进行验证。
整个流程中涉及的服务和工具包括：代码仓服务、代码审查服务、Bug 管理系统、测试验证服务、发布上线服务等。这些工具具有信息高度互通以及自动化的特点，使得开发人员和运维人员能够以最快的速度拿到各种信息，避免繁琐而且容易出错的手工操作，从而尽快部署热修复。
这也就解决了信息溯源难的问题。
通过对研发流程中重要信息的管理，以及对应的高效沟通方式，我们就实现了研发信息流通的顺畅性，从而实现了团队的高效协作。最后，我们再来看看在具体的工作中，团队成员之间有哪些沟通方式和技巧。
沟通方式技巧高效沟通是个很大的话题，涉及方式、技巧等内容。落到研发团队沟通的具体场景中，我认为高效沟通的首要原则就是，根据沟通需要达成的任务的实时性、方便追溯性，以及对别人的干扰程度，选择合适的沟通工具。
面对面、电话、实时聊天工具、邮件、具体任务工具中讨论等不同的沟通方式，在实时性、方便追溯性、对他人干扰程度等方面各不相同。我将其总结为了一幅图，供你参考。
图 1 各种沟通方式的特点
可以看到，不同的沟通方式之间差别很大，我们应该根据具体场景去选择不同的沟通工具。但在现实工作中，有一个不太好的趋势，就是大家都倾向于追求沟通的实时性，大多使用即时聊天工具和电话。这个情况在国内尤其严重，很多公司完全使用即时聊天工具，比如微信、钉钉等，基本上放弃了邮件等其他方式。
使用这种方法，最主要的好处实时性好，因为每个人都希望自己的问题能够马上得到反馈。但，短暂的好处却带来了长远的利益损失，主要表现在以下两个方面。
问题难以追踪。在聊天群里讨论问题时，问题只要一多马上就乱了，很难找到之前的相关内容。
对他人干扰巨大。一个极端情况是，我见过一个公司，有数据显示开发人员平均每 8 分钟就会被打断一次。可想而知，这种情况下的开发效率自然很低。
解决这个问题的办法很简单，就是针对不同的情况，要求大家使用合适的工具去沟通，并逐渐形成习惯。
具体来说，首先，对某个任务进行讨论时，最好是直接使用任务工具中的讨论功能，同时通过 @的方式来告知相关人员。而一般的工具都可以配置出现 @时，自动发邮件通知对方。所以，如果不是紧急任务，都可以采用这种方式。
其次，在询问问题的时候，可以分以下 3 种情况，选择沟通方式和工具：
如果问题不紧急，尽量使用邮件，避免使用即时聊天工具和电话。为了确保大家能够及时回复邮件，可以在团队内制定一个规定，要求检查邮件的频率，比如说每天至少检查一次或者两次。
如果问题紧急，则直接使用即时聊天工具、电话。
如果要讨论的问题比较复杂，或者是非常紧急，则直接选择电话，或者面对面沟通。
在我看来，选择合适的沟通方式及工具，不仅可以大大减少员工间的互相干扰，还可以提高问题的可追溯性，对团队以及个人的研发效能提升帮助非常大。
小结在今天这篇文章中，我从人、流程、沟通方式和工具这 3 大方面，和你推荐了沟通顺畅，进而提高效能的方法。我们再一起回忆下核心知识点吧。
实现高效沟通首先要解决的，就是团队成员的意愿问题，让他们愿意沟通。我们可以将沟通与团队成员的利益挂钩，在团队内部建设机制，来鼓励共享的行为，从而形成共享的文化。
然后，针对研发流程中流动的各种信息，我们要做好分类，针对性地设计合适的流程，并选用恰当的工具，最大程度地共享给团队成员。比如，公司的代码、战略目标、文档、流程等信息，尽量公开；再比如，使用统一的工具，方便团队成员添加、查询有效信息。
最后，在平时的沟通中，要权衡实时性、可追溯性以及对其他成员的干扰程度。根据场景，选择合适的沟通方式和工具，提升团队和个人的研发效能。
开发者大多在沟通上有所欠缺，有时甚至认识不到沟通的重要性。事实上，信息的缺失，对研发效能影响非常大。试想一下，如果没有搜索引擎的帮助，你写代码的效率会下降多少呢。所以，在信息沟通上多花些时间、精力，对团队和个人效能的提升都大有裨益。
另外，在硅谷的互联网公司，大家都很在意被打断的情况。如果你在没必要的情况下，使用聊天工具或者电话跟同事沟通的话，他会非常生气。
在 Facebook 时，有些同事会直接告诉其他人，如果我戴上耳机，就表示不希望被干扰，除非紧急情况，否则不要找我当面沟通问题。虽说这种做法有些极端，但我非常希望国内公司也能够尝试类似的工作方式，因为它能让大家安心开发，在高效产出的同时，更多地享受心流的快乐。
思考题在工作中，你见到的信息沟通的最大问题是什么，在今天的文章中能找到合适的解决方法吗？如果没有找到，你还有什么建议的解决方法吗？
感谢你的收听，欢迎你在评论区给我留言分享你的观点，也欢迎你把这篇文章分享给更多的朋友一起阅读。我们下期再见！

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精选留言(16)

刘晓光
2019-09-11
阿里的同学不来说说，每天上千条钉钉信息怎么破？其实兰留给开发人员专注写代码的时间很重要，比如产品和运营都睡了的时候。
作者回复: > 其实兰留给开发人员专注写代码的时间很重要，比如产品和运营都睡了的时候。哈哈：）可以尝试建一些专门的聊天群作为支撑群，让开发轮流在里面oncall，这样每天有一个开发收到大量干扰，其他人可以专注开发多一些。
共 2 条评论
6
旭东(Frank)
2019-09-12
心流对于大部分公司都是可遇而不可求
作者回复: 是啊，如果环境不允许，只能在自己能控制的范围内提高。比如改变手机使用习惯。
4
xiaozhi239
2020-09-17
文中内容和大部分评论貌似说的都是沟通方式的问题，我说一下沟通内容本身的挑战，碰到的挑战之一是争执的时候双方不在一个频道上，没能理解对方核心诉求是什么，自然就沟通不出结论。我自己当时的解决方案是和对方单独沟通，采取其中一人抱怨一点，另一个人复述对方刚刚说的，确保听进去了。然后换边。往返几次直到双方都抱怨完了……我当时发现核心问题是对方希望我们作为他们合作伙伴一起筹划推进事情，我们看问题的方式是把对方看成客户。所以过程中不可避免发生很多我认为对方需求不明，各种越权干涉的矛盾。
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作者回复: 你的解决办法很棒！ 1. 这种关注“听”的沟通方式是“同理心”沟通方式的重要部分。平时我们在沟通的时候很多时候在思考怎么回答，而没有用心去听对方真正的诉求。 2. 单独沟通。这种情况下大家会更少在意面子问题。效果会比较好。
2
高倩
2019-09-17
1.主动沟通能力，很多同学不主动沟通，都在等。 2.团队共享能力，缺少意识，单纯觉得和我没有关系，就不在意。所以分享也变成了一种形式。组内都这样，放大到部门，公司，就更严重 3.开发人员白天开会，需求会，需求讨论会，其他各种会，各种面聊。只有在别人都下班的时候，才能静下来
作者回复: 如果你是管理者，可以尝试文中介绍的方法。如果你是个人开发者，1，2可以主动提高。第三点要改变团队文化，比较麻烦。可以推荐团队主管读一下这篇文章：）
2
技术修行者
2019-09-13
在工作中，你见到的信息沟通的最大问题是什么，在今天的文章中能找到合适的解决方法吗？如果没有找到，你还有什么建议的解决方法吗？我在平时工作中会遇到的两个和信息沟通相关的问题有：1. 沟通不主动，一个大的项目会涉及到分散在全球各地的多个团队，每个团队在项目之外可能还有自己的诉求，并且对于项目最终成败并不承担主要责任，在这种情况下，沟通会不主动，很多事情，只能追着去问。2. 沟通的方式，经常被各种实时通信工具所干扰。解决办法：对于1，我理解这个问题并不是一个可以从下而上可以解决的问题，而是一个企业文化和管理方式的问题，目前在很多传统软件公司，不要说“部门墙”，同一个部门内部的不同项目之间，沟通也会有阻碍。我们能从自身做的，首先，项目启动之初，搭建团队时尽量选择在同一个办公地点的组员，这样容易沟通。其次，从流程上，项目成立以后，通过在组内建立各种沟通机制，例如每日站会，冲刺回顾等，强制组内的信息分享，也会鼓励大家分享自己在某方面技术的研究和学习，在组内建立互相信任的关系。 2. 这个目前没有根治的办法，我一般会和组员约定：每天有两次固定时间查收邮件，如果不能及时回复，请理解；实时通信工具会在工作效率最高的2-3个小时设置成勿扰或者开会状态，或者有时“故意”下线。因为一般不会有非常紧急的事情，如果有，肯定也可以通过其他方式找到你。
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作者回复: 你的思路都很棒。的确，首先是人的问题，人后是流程，然后是工具。你提到的“传统软件公司”，如果上层没有认识去改变，我们能做的只能是从自己能有控制的部分来做。关于你讲的“故意下线”，之前我在的一家公司有团队使用过，叫“静默时间”，效果不错。这种操作（以及邮件定时检查两次），关键在于定义一个沟通的协议，让大家逐步接受逐步遵守。自己控制范围内比较好搞，外部团队就只能慢慢来了。
3
小名叫大明
2019-09-11
作者讲的信息流通，沟通，共享等一系列的问题我基本上都吃过亏，也见过了好的。希望自己以后可以做到。这个人做到也许很难，一个团队如此，慢慢就改变了。
作者回复: 第一条“团队成员愿意共享是有效沟通的前提”，一般需要管理层的支持
2
Raymond吕
2020-02-13
我对一些IM的事情处理方式是，看到了先不急于回复，等忙完了一段时间集中回复；或者对方的事情紧急的话，一定会打电话过来。所有，不及时回复并不代表不积极，也是一种策略吧。
作者回复: 集中回复这个我也常用。效果不错。IM这个东西滥用之后对大家的影响都很不好。
1
雷霹雳的爸爸
2019-11-22
我跟大家说信息有效输出的重要性也是这么扯的，你现在不主动跟别人讲明白了，就埋下了将来不停被骚扰的种子...
作者回复: 是啊，每个人做事都往长远利益多考虑一些，世界就会好一些。管理者就是要想办法鼓励这种行为。
1
旭东(Frank)
2019-09-12
一个公司连研发电脑硬件配置好点的意识都没有，还谈什么DevOps... 提高对研发的重视度，多点工程师文化。才能切实提高研发提高效率的可能性，很多领导都是996的想法，搞人海战术，为了自己业绩竟能将加班做文化，加班时长做绩效
共 1 条评论
1
吕斌
2021-03-06
研发同学每天说白天解决聊天工具咨询的问题占很多开发实践，为了减少部门专门安排一个人来做技术运营，其他人打扰降低了。部门内可以制定规则，但是其他团队没法去统一沟通机制
bidinggong
2020-10-21
高效沟通的首要原则就是，根据沟通需要达成的任务的实时性、方便追溯性，以及对别人的干扰程度，选择合适的沟通工具。完全认同
作者回复: ��
freda
2019-10-12
你好，我想请教下，我领导想用禅道软件做项目管理，可是我觉得禅道更适合做关键开发，想听听你的看法
作者回复: 禅道我没有用过。你可以先讲一下你的思路吗？
共 3 条评论
李双
2019-09-16
学习
吕哲
2019-09-13
有理论有实践，很有感触。很好的课程！
作者回复: 多谢支持！有用就好：）
小名叫大明
2019-09-11
不得不说我所在的MT开发团队这方面做得很好，很幸运
作者回复: 赞！！能不能介绍一些你们的实践经验给大家听听？
王军虎
2019-09-11
对他人干扰巨大。一个极端情况是，我见过一个公司，有数据显示开发人员平均每 8 分钟就会被打断一次。—- 这不就是说的菊花厂么
共 1 条评论

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