03｜十大领域五大过程组（下）：你必须了解的项目管理常识

Aug 23, 2021

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03｜十大领域五大过程组（下）：你必须了解的项目管理常识

2021-08-23 雷蓓蓓来自北京

《雷蓓蓓的项目管理实战课》

课程介绍

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讲述：雷蓓蓓

时长15:25大小14.12M

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你好，我是雷蓓蓓。在上一讲中，我给你介绍了项目管理的十大知识领域，今天，我会接着来讲五大过程组。同时，我还会结合在网易的项目实战经验，给你分享一下我对互联网项目管理的理解。
很多人应该都听说过 PDCA 循环，它最早来自于质量管理领域，意思是做任何事情，都要经过规划（Plan）、执行（Do)、检查 (Check) 和行动 (Act) 这四个步骤，又称戴明环。可以说，这四个步骤提供了一个简易的思考和做事框架。需要注意的是，这个循环并不是运行一次就结束了，而是周而复始、螺旋上升的。别看它很简单，实际上，越是简单的东西，就越是普适！
戴明环的应用非常广泛，其中就包括项目管理领域。PMI 遵循 PDCA 的法则，将所有的项目管理活动分成了五大过程组，分别是启动过程组、规划过程组、执行过程组、监控过程组和收尾过程组。如下图所示：
项目管理的五大过程组启动过程组（千里之行，始于足下）启动过程组意味着正式开始一个项目，或者是开始一个项目中的新阶段，包括识别干系人和制定项目章程两个子过程。识别干系人是一个非常重要的环节，我会在第 4 讲中跟你具体分享，今天我们先来说说制定项目章程。
启动过程组是最容易被忽略的过程组之一，越是持有结果导向的人，就越容易马上直奔主题去做，根本不管什么项目章程。
最近我的一个项目经理，就遇到了这样的情况。他的团队中来了一位新的负责人，新官上任之后，立马开始快速推进一个新的战略项目。这位负责人总觉得进度太慢，就整天抓着这位项目经理不放，让他反复催着大家每条事项要结果，弄得他苦不堪言。
在了解了具体情况之后，我发现，这个项目之所以推进困难，是因为大家的配合意愿不高。尤其是那些涉及上下游衔接合作的环节，很少有人会主动推着往前走。究其根源，这是因为大家对这个项目有很多疑问，比如，这个项目的整体愿景是什么？做完这些任务，是为了达成什么目标？跟现有的工作怎么安排协调？他们看不到项目整体，只是当作一条条的具体任务在做。
而这位项目经理他非常有责任心，总是各个节点反复不断地去催，一个一个环节去推动，但他越是卖力，越觉得推进困难。我跟他说，你这样看似很努力，但其实这就像是拿着小铲子推土，效率太低，就算你晚上都不睡觉，恐怕也只能这样。
那么，更有效率的方式是什么呢？其实我们在启动一个新项目或新阶段时，首先要建立项目章程，并且通过启动会去公开确认。启动会的作用，就好比一个大型的推土机，是面对项目组全员，正式宣告一个新项目或新阶段的开始，公开确认项目章程，包括明晰各方干系人的期望和诉求，设定愿景目标和重要里程碑，确定责任分工和沟通机制等。
很多新手刚开始做项目经理时，思维没有转过来，一拿到项目，就会立刻进入分析设计执行的状态，却没有意识到，如果在启动会上把这些问题交待清楚了，就会省去非常多的后期沟通成本。
如果涉及到跨部门的项目，启动会就更加重要了。项目经理要积极创造一个场合，邀请更高的管理层出面，讲清楚项目的背景、目标和重要性。除此之外，启动会也是项目管理人员获得公开授权的有效方式，可以让你之后的推进工作更容易开展。
规划过程组（运筹帷幄，决胜千里）规划过程组可以说是项目管理工作中最为繁重的一个环节了。如果说启动是要明确目标，那么，规划就是要把愿景目标转化为可落地的行动方案和工作路线。对规划过程组进行有效管理, 可以更容易地获取干系人的认可和参与。
你需要根据预期目标，明确项目范围，确定项目的里程碑阶段目标，为项目的执行做好各项准备。对于一个复杂项目来说，规划通常是一个渐进明晰的过程，近期的规划往往是最具体的，需要拆分到具体版本和工作项（如下图所示），而远期的规划则相对比较模糊。随着收集和掌握的信息逐渐增多，规划也要进一步动态细化，不断更新。我会在第 5 讲中着重讲一讲规划的常见问题，给你分享一份常见的避坑指南。
执行过程组（言出必行，行之必果）规划做好之后，就是考验执行力的时候了。这个阶段重在整合资源，推进项目落地，完成项目管理计划中确定的工作以实现项目目标。
如果在启动和规划环节做好了，到了执行环节，项目经理反而会轻松一些。这就好比汽车在高速上跑起来之后，如果你设定了 100 码的定速巡航，汽车自己就会执行运转。这时，你的工作更侧重于确保项目一直在正确的轨道上，确保各个环节按照规划进行，并且真正做到位。
那么，怎么来判断是否做到位了呢？这就要讲到监控过程组了。
监控过程组（审时度势，沉着应变）执行并不意味着在任何情况下都要一成不变。当外界环境或内部要求发生变化时，项目管理者也要审时度势，沉着应变，适时调整各方，以更好地实现目标。
为了做到这一点，你需要定期对项目的进展、范围、质量等进行跟踪和监控，识别目前的进度与计划之间的偏差，从而快速准确地采取办法进行纠正和调整。在专栏后面的内容中，我会跟你介绍一下，如何通过一些大盘或报表，有效地监控项目中的各项信息。
收尾过程组（慎终如始，则无败事）收尾过程组是五个过程中的最后一个，而头和尾都是最容易被忽略的，所以我要重点强调一下。在这个阶段，你要交付项目成果，组织团队的回顾复盘，归档所有文档等组织过程资产，正式结束一个项目或阶段。
就像刚刚结束一场大考一样，项目发布上线之日，就是项目经理的解放日，管它是死是活，都不想再看第二眼了。这种心情我非常能理解，但虎头蛇尾其实是最应该规避的毛病。
所谓慎终如始，则无败事。重要的事说三遍：“复盘！复盘！复盘！”不管项目成功与否，“趁热”复盘都是极为重要的一步。
就我们团队而言，我们不光会复盘正常结束的项目，对于那些中途被叫停的非正常“死亡”项目，我们会格外重视，并立即复盘。我把这种复盘会称为“验尸会”。这样的复盘通常会带给我们很多有价值的信息和启示，比如哪些致命风险需要在一开始就被很好地管理和应对，再来一次的话，我们该怎么做。
实战中的项目管理五大过程组是非常经典的项目管理模型，但是从互联网类业务的情境来看，我们往往会觉得很迷惑，因为项目与项目之间的边界相互交叠在一起，产品需求就如同海浪一样，一波未平，一波又起，大浪夹杂着小浪。除非产品下线，否则“造浪机”在整个产品的生命周期中根本就不会停息，看不到哪里是尽头，又哪来的启动和收尾呢？
事实上，对于大多数互联网产品而言，研发期和运营期是交织在一起的，并非像传统软件那样，有个清晰的项目交付目标和时间周期。这样海浪式迭代演进的过程，给追求确定性和控制感的项目管理，带来了新的挑战。但是，我们需要承认的是，从项目管理的方法层面来看，经典方法仍然是通用和普适的，只是你需要基于你的场景，找到对应颗粒度下的 PDCA 闭环管理方法。
那么，把我们所讲的十大领域五大过程组，放在互联网的实战场景中，项目经理到底在做什么呢？我们说，项目管理有着天然的无边界属性，这也就意味着，放眼全局你能看到的地方，什么都得操心、什么活都得干，所以要搞清楚这件事，其实是很难的。别的角色都有自己的输出、自己的作品和固定的职责，但是好的项目经理却是融于无形的，整体项目团队的产出就是项目经理的作品。
你还记得我在上一讲的最后提到的我们团队总结提炼的 12 个字吗？“保目标、助决策、提效能、促协作。”这 12 个字看上去简单，却真的是我们团队整体智慧的结晶，它不仅体现在项目管理的日常工作中，更体现在项目经理的绩效考核、晋升答辩等过程中，是指导项目管理实战工作的基本纲领。
这张图提供了一个总览。我们先从纵向来看，在从战略到执行的过程中，项目管理的两项职能是保目标和助决策，这形成了一个围绕目标驱动的闭环。
把业务最顶层的战略意图，清晰地反应在每个人每一天的执行中，其实是件非常不容易的事情，需要一层层地进行拆解。首先，你要围绕组织绩效目标，定位出核心的 3～5 件要事，即关键战役，再把关键战役进行规划分解，拆到可交付可验收的里程碑，最后落地到版本 / 迭代的工作安排中。
接着，你还要通过清晰而系统的反馈机制和平台，把执行中的进展状态、变更、风险等集中呈现，以帮助管理者更好地进行优化和调整，比如，结合产出进度来调整业务策略，通过里程碑状态信息来调整目标和规划的节奏，根据人力投入的分布，来优化整体的资源配置。这就是助决策的部分。
然后，我们从横向去看，提效能和促协作，本质上都是工作在上下游跨角色协同的这条线上，链条越长，协同就越是复杂。
提效能是要去关注和消灭团队中的低价值工作所引发的效能痛点。举个例子，假如测试环境的部署耗时很长，这已经成为了整个团队的瓶颈，那你就要想办法通过技术的手段实现自动化，从而为整条链条提速。
促协作则是着眼于使用各种项目管理方法和工具，让高价值工作者，也就是一堆牛人放在一起，如何可以更好地合作。比如，建立清晰有效的信息渠道和沟通机制，积极推动各角色达成共识等，实现全局价值的最大化。
总结一下，保目标、助决策是要打通从战略到执行的闭环，提效能、促协作则是打通上下游协同的闭环，这 12 个字就是我对于互联网实战中项目管理职责定位的理解。关于它们在实战中的具体应用，我会在专栏后面的内容中详细地为你介绍。
总结好了，讲到这里，项目管理的常识我就都介绍完了。十大知识领域和五大过程组，代表了整个项目管理知识领域中的一横一纵两条主线。这个知识地图，为我们后续的学习提供了一套标准框架。
你需要对这些知识有整体的认知，这些基础理论可以给你的实践提供专业科学的指导。不过，你没有必要一一记住。在第二模块“硬技能篇”，我会从这几个过程组和知识领域出发，结合实践中的常见痛点，给你介绍更多实用的方法。
你要知道，项目管理是一门实践科学，并不会有什么一招制胜的银弹，但是，只要你跟着专栏进行系统的学习，认真思考，谨慎实践，就必定会在项目管理领域有所成就。
畅所欲言十大领域五大过程组的内容纷繁复杂，专栏内容不可能面面俱到。好在专栏是个互动性非常强的学习形式，你的每条留言，我都有认真去看，你的问题会成为我的动力，我会竭尽所能地为你答疑解惑。最后，我想请你来谈一谈：在你的应用场景中，你对哪个过程组更为关注？你最想学习哪个过程组的方法呢？
欢迎你畅所欲言，我在留言区等你，也欢迎你把这节课分享给你的朋友，我们下一讲再见！

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02｜十大领域五大过程组（上）：你必须了解的项目管理常识

04 | 启动：盘活四类干系人，把拥护项目的人搞得多多的

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精选留言(78)

Hunter Liu
2019-11-03
雷老师好，我所带的项目通常有明确的日程目标，但可用资源存在不足，自己不是程序员出身，对持续时间较长任务的工作量估算通常会依赖开发组同学，而估算的东西你懂的，经常让我觉得心里没底。所以关于规划和后续监控怎么能有机的结合起来。由于资源也处于与其他项目共享，并且我的项目是内部研发，而另外的项目属于toB的项目，通常搞得老板把资源总是抽调出去，搞得我这边断断续续，这方面又如何说服老板呢？
作者回复: 多项目资源共享的情况，非常普遍，特别是如果你的项目优先级较低，有两个方向你可以尝试： 1、假设整体优先级确实应该是如此，而资源又只有这么些，那么首先理解你的老板，让自己换到老板的全局角度去想想，在当前限制条件下，他还能做哪些可以支持到你，同时又能满足对外的需求。 2、大家通常会认为对外的项目优先级就是高，剩下的再干内部的事，这种想法很正常，但这并非都是正确的。如果当前的优先级对于全局而言，是不合理的，那就去说服老板提升这个项目的优先级，但要注意说服的重点，仍然是从全局角度出发，为什么这是重要的，而不是着眼于你的项目困难
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javaadu
2019-11-02
您好，老师可以介绍下是否有必要考PMP呢？
作者回复: 很多同学关注pmp的认证，我最后一讲会集中介绍，总体上我不推荐为了考证而考证，建议有了一定的实战经验，哪怕不是专职岗位，先有尝试再去学习理论，学习效果会更好。
共 3 条评论
23
穷查理
2019-11-02
蓓蓓老师周末愉快~ 五大过重组分别对应我们项目周期中的“项目立项”、“设计阶段”、“开发阶段”、“验收阶段”和“项目结题”，当然有的过程组会贯穿项目周期中的多个阶段，比如“监控”就重度贯穿“开发阶段”和“验收阶段”。那么，针对“监控过重组”，请教老师两个问题哈： 1、只关注结果的刷手掌柜和追在别人屁股后面的监工，都不太恰当。那么监控的频度和单位怎么设定呢？是以时间，还是具体的任务量呢？ 2、在项目中常出现做到“差不多”的情况，但就一个个点来看也说的过去；但是“差不多”的部分多了起来就显得“差很多”了，针对这种“差不多”情况，老师有什么建议呢？
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作者回复: 查理你好！监控的频率取决于项目的复杂度，风险程度及紧迫程度，甚至在同一个项目的不同时期，你也可以设计不同的监控频率。比如我曾经呆过一个每天倒计时式的高层站会，所有风险都会当下最高优先级处理，但也有些日常小项目则是以工具监控为主，辅以定期的周会，发现潜在偏差时才会介入。第二个问题的关键，是建立清晰一致的完成标准，比如提测时冒烟用例的通过率，有些团队还会有静态代码检查的通过率，找到你们的定义。
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Raymond吕
2019-12-22
五大过程组是一根项目过程思考线，把项目从生到死的过程给穿起来。不管是传统项目管理，还是互联网项目管理，都符合这个规律。万事开头难，一个有关键干系人参与的启动会绝对是磨刀不误砍柴工的关键里程碑，但实际工作中反而不被重视，草草了事，导致项目过程中很多参与者不了解背景，不晓得对自己的收益价值，导致发力不均，影响项目交付。本讲中雷老师的“需求造浪机”的比喻特别生动，形象。既然我们控制不了需求大浪，那就快乐的和需求一起浪起来吧。
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作者回复: 大海静不下来，所以，你需要浪起来～～
共 3 条评论
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小文同学
2019-11-14
十大领域五大过程组已经读完了，获益良多。本来以为15min的录音会很长，在一遍听、一遍反思、一遍写笔记居然过去得如此块，意犹未尽。说回五大过程组，这再一次反映出自己本身的不足。我是一个程序员，视线都主要集中在肉眼可见的产出中，如需求一个个地实现，bug一个个被提出和修复。五大过程组中，执行过程组算是花的时间最多，可惜没像文中所说的巡航向前，往往是在降速增速降速的循环中进行。监控过程组是我一直希望可以拉起的过程组，而启动过程组和收尾过程组正是我所忽略的。在10月末一个测试结束后我发起了一次项目总结会议（不能算是总结会议，是因为问题太多而被逼发起的，我在分工上还不算明确赋予发起正式会议的权利，这是我的第一次）。在会议中大家复盘了三周内出现的种种问题，并讨论了一系列的解决方案。会议结束后我顿时有一种对这个问题多多的项目重新恢复信心的感觉，这可能就是人心的力量，我自己也有了更明确的技术目标，增加项目流程中的自动化研发和测试流程。 PS: 在项目中引入了 Gitlab 软件，它是一个具备项目管理工具的软件了，目前更多的功能仅仅是代码版本管理和CICD的利用，一直未理解里面里程碑等概念，原来是源自于项目管理课，希望可以在下面的课程中收获更多，更好地利用其这个软件。
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作者回复: 嗯，明确目标是好事，接下来考验的就是目标闭环能力了！
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Bruce
2019-11-03
这个最后的图是对应49个过程组么？第六版的PMP BOK,没有结束采购，如果是对应49个过程组，就请更正下，不是的话，那就当我没说
作者回复: 谢谢，赞细心！我自己收藏的这版图确实到第六版又有微调，会在文中注明。
共 3 条评论
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雷霹雳的爸爸
2019-11-02
这期我比较关注老师提到的授权问题，俗话说，名不正言不顺，我的一个问题是，已经正在进行中的项目，可以通过什么形式获得或者明确这个授权呢？我感觉我们现在有些事情就没定这个领班的人另外感谢老师这一课动听的声音伴我入眠，结果最终来晚了没抢到沙发却好遗憾
作者回复: 额。。零点更新是比较晚。已经在进行中的项目，也可以换种方式补上，你可以统一梳理下目前未明确的各类决策机制，哪类事情谁是owner，谁必须参与，谁负责拍板。跟项目发起人达成一致后，通过某次公开会议去传达，授权效果是同样的。
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我能走多远
2020-11-07
项目管理的五大过程组： 1、启动过程组正式宣告一个新项目或新阶段的开始，公开确认项目章程，包括明晰各方干系人的期望和诉求，设定愿景目标和重要里程碑，确定责任分工和沟通机制等。 2、规划过程组规划就是要把愿景目标转化为可落地的行动方案和工作路线 3、执行过程组确保项目一直在正确的轨道上，确保各个环节按照规划进行，并且能够真正做到位。 4、监控过程组定期对项目的进展、范围、质量等进行跟踪和监控，识别目前的进度与计划之间的偏差，从而快速准确地采取办法进行纠正和调整 5、收尾过程组不管项目成功与否，“趁热”复盘都是极为重要的一步
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天天向上
2019-11-02
很关心质量领域如何在五大过程中提升
共 2 条评论
3
酷飞不会飞
2019-11-05
从重要程度来看，我个人更着重于规划和监控，在初期规划则更是重中之重，规划贯穿十大领域，直接关系这执行过程的顺畅与否，以及监控过程的进度，风险，甚至人员沟通问题和项目质量，规划做的尽可能完善才可能惠及后续过程。监控过程关系着我们对预期的规划的掌舵，也是不断完善规划的驱动力，所以，在一定程度上又反哺了规划。启动和收尾则关系着流程上的节奏和经验的沉淀，启动周期越急，则一定程度会影响到整体的节奏，而收尾更多的则是为下一次项目的启动做沉淀，做积累，做规避！这样理解是否正确呢？
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作者回复: 非常棒！
共 3 条评论
2
吴琦
2019-11-03
老师，您好。对于项目经理来说需要建立项目章程，那么对于职能经理，比如：研发经理、测试经理等，是否也需要团队章程，如果需要，它与项目章程的差异及需要注意的事项有哪些呢？谢谢老师～
作者回复: 确实是有团队章程，PMBOK中的团队章程是为团队创建团队价值观、共识和工作指南的文件，包括行为规范、沟通、决策、会议机制等，建立团队内明确的规则。团队章程主体在团队，重在讨论团队成员的共同规则，而项目章程主体在项目，是项目正式批准和授权的文件。
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学习高手song轻松
2019-11-03
上节的课程作业中，我想尝试做作业，结果看着篮球赛的例子却不知道项目结合到一块。网上的资料基本是10大知识领域和5大过程组的结合体，正好这次课程就讲到了。蓓蓓老师的声音好好听，课程更是干货满满😍😍😍 我参与最多的是执行过程组，现在更关注的是规划过程组，好的计划是成功的一半💪💪💪。
作者回复: 谢谢你超级有能量的留言，规划我会重点讲哦！
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molingwen
2019-11-02
雷老师您好，后期您会分享具体的项目管理的工具和不同阶段需要的文档吗？
作者回复: 是的，后面有一讲是关于工具
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Geek_964568
2022-02-15
老师，你好。专栏里说启动过程组包括设定重要里程碑，确定责任分工。但这些事我理解应该在规划过程组中才进行，因此，对于在启动过程组中确定责任分工让我产生了疑惑，希望老师能帮忙解答。
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Sam_Deep_Thinking
2021-09-19
【实战中的项目管理】，这小结讲的真好。
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徐李
2021-09-17
开发都是希望在项目启动前，产品经理能把能规划的规划好，实际上，在启动阶段，规划阶段，研发都是很少参与的，到了项目监控阶段就需要不断的跟进度，直至可以测试，收尾。中间最为重要的就是风险点的管控，再就是人的沟通，一个是需要技术解决，一个是需要人的协调解决。
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are you smoke
2020-08-23
雷老师，现在管理最大的问题不知道如何做项目规划，有什么方法或工具弥补这方面的问题
子夜枯灯
2019-11-04
雷姐，想和您请教一下。目前项目经理证书在哪个含金量高一些？谢谢
作者回复: 国内普及度，比较高的，推荐PMP认证
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WING
2019-11-04
蓓蓓老师，会从epic,feature,story,task例子上来讲五大过程组的实践吗？
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enjoylearning
2019-11-03
为什么叫过程组呢？组的概念是指多人吗
作者回复: 过程组，不是多人，指的是一组过程的集合。
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