12 | 高效会议：拒绝例行公事，开好最有必要的会

Aug 23, 2021

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12 | 高效会议：拒绝例行公事，开好最有必要的会

2021-08-23 雷蓓蓓来自北京

《雷蓓蓓的项目管理实战课》

课程介绍

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讲述：雷蓓蓓

时长17:07大小15.65M

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你好，我是雷蓓蓓。这一讲，我们来聊一聊项目中的会议。
从事项目管理工作之后，你会发现自己一下子多了很多大大小小的会，项目全局涉及到的整个过程，你都要去了解。很多人说，项目经理有 80% 的时间都用在了沟通上，不是在开会，就是在开会的路上，其实所言不虚。
会就是聚会、见面、集会，议就是讨论、商议，会议作为一种群体沟通方式，决定了正式信息在项目组内的传递路径。实际上，我们的会议，就像现代人的营养一样，过剩了。我们知道，营养过剩就会吸收不进去，会议过剩了会怎样呢？
如果我们把项目组看成一个有机体，这个有机体承载不了那么多的信息，后果就是会而不议。会上说了一堆，却没有决议，没有动作，那么这个有机体是没有办法正常运作的。怎么办呢？
答案就是“断舍离”，只开最有必要的会，会而有议，议而有决，决而有行。会议不在多，而在于精，每个会议都要真正开出效果来。那么今天这一讲，我就来和分享一下，在项目中要开好哪些会，以及该如何开高效的会议。
项目中的重要会议其实，“断舍离”是一种思维习惯，就是说你要有意识地选择，最适合项目现阶段状况的会议。
项目过程中有大大小小的会，分别服务于不同的目的。之前我讲过复盘会、评审会，我们今天重点来看启动会、每日站会和项目周会。实际上，只要掌握了这些类型的会议要点，其它类型的会议也就不在话下了。
启动会启动会好比是誓师大会，用来快速聚拢兵力，集中力量干大事！
我曾经经历过一个项目，因为战略调整和重组，这个团队的规模，迅速地从十多个人扩张到了一百多人。临时拼凑的百人军团，大多是自上而下从各个部门紧急征集来的。看起来人很多，但因为角色身份混乱，工作习惯不同，团队内部存在着各种冲突和困惑。在这样的情况下，一场启动会就是非常有必要的。那么，怎么做启动会呢？
启动会的目的是清晰目标，明确授权。要做到这一点，你需要分三步走，分别是 why、what 和 how。
其中，第一步 why 是最难讲好的。但实际上，只有充分理解了项目背景、目的和意义，才能更好地唤起团队的参与热情。这个项目的启动会，我们特意邀请到大老板亲自上阵跟大家讲述项目背景。他从公司战略赛道的选择性聚焦，讲到自己对这个事业的追求，话语中所传达出的重视、关注和热爱，是让这个 why 真正打动人的核心要素。
接着是 what，描绘蓝图，设定清晰的愿景，包括项目的三年目标、五年规划，越清晰越好，为的是让团队看到未来的样子。你可以使用直接讲解的方式，也可以采用更加互动的做法。比如，我们曾经组织大家基于项目背景信息一起共创，分组画画，共同畅想未来的愿景。这种画面感，会形成一种深刻的体感记忆，让大家在开始做事之前，就先有了沉浸式体验，效果非常好。
最后一步是 how，明确团队之间的责任分工以及合作公约。对于一些新组建的团队来说，也可以加入一些破冰的环节，让大家打破边界，尽快建立新的协作模式。你还可以留一些时间给重要的角色代表发言，大家的热情相互感染，会让士气达到空前的一致，启动会的效果就达成了。关于启动会的内容，你可以参考以下十个方面着手准备：
项目背景：包括项目发起的背景，项目的重要性，与公司更大层面目标的关系
项目目标：符合 SMART 原则的项目目标（具体、可衡量、相关性、时效性、可达成）
项目范围：当前初步的项目需求稿、策划案、整体内容说明
里程碑计划：项目未来一段时间，重要的里程碑及阶段性目标
主要风险：影响项目成败的关键风险因素，比如国家政策、人员缺失等
组织架构：项目团队及相关干系人的组织架构图，项目成员的联系方式列表
责任分工：项目中定义的各角色职责及相应人员，审批确认权限
流程机制：文档评审流程、需求变更流程、周会周报机制、风险管理机制
沟通方式：项目常规会议的时间安排、召开频率及参与人员
支持工具：任务管理、文档管理、代码管理的工具及使用规则，统一的项目沟通群
需要注意的是，在新项目或新阶段开始启动，涉及到方向、目标、人员、职责的调整时，召开一次全员启动会，来进行公开的澄清和授权，是快速聚拢兵力、稳定军心，最好的方法（没有之一）。我跟你分享一份启动会的 PPT 模板，你可以点击网盘链接获取，提取码是 v1da。
每日站会随着敏捷的普及，每日站会的概念也是深入人心。然而，很多站会被当作是例行公事的汇报会，枯燥无味，还有一些站会又冗长且低效。
其实，开好站会的关键，是要还政于民，站会满足的是团队的自组织需要，而不是 leader 的监控需求。那些把站会开得很持久的团队，往往已经形成了自我管理的氛围，团队每天会通过站会了解整体状态，并对暴露出的风险和问题做出集体决策。
作为项目管理人员，你要引导团队不断建立和完善自己的规则，并在运行顺畅之后，把站会还给大家，让大家自己决定站会要怎么开。
早期我带过一个团队，经过反复尝试，大家决定把站会的时间放在午饭前的 11:30 开始，一方面，团队成员可以有相对完整、不被打扰的整个上午的工作时间，另一方面，吃饭的动力会让大家集体加速，保障站会的高效。如果有一些争议性的话题没有解决，午饭时也方便继续讨论。
其实，不光是站会时间自己决定，真正自我管理的站会，主持人都是轮换的。为了让每个主持人都能把站会开好，有效把握会议节奏，经过长期的实践，我逐渐摸索出来一套“三张牌”式站会法。
站会开始时，主持人将红、黄、绿三张牌发放给所有的与会人员。在整个站会的过程中，任何人都可以随时举牌来行使自己的权利。
举“红牌”：表示叫停谈话，避免过度的讨论和无结果的时间浪费，提高站会效率；
举“黄牌”：表示打断讨论，进行提问，向发言者了解协同及依赖的信息；
举“绿牌”：这是一个 token 牌，代表每个人的发言权。每次只有 1 个人发言，按顺序来，将此牌归还给主持人表示同步完毕。
当所有的“绿牌”都已归到主持人手中，而且没有更多疑问的时候，站会就可以结束了。
这样简单的游戏规则，既可以帮助主持人有效把握节奏，同时又把会议控制的权力和责任交给了与会的每一个人，任何人都可以对过度的讨论随时喊停，从而让站会在“有用”的同时又能保持“高效”。
项目周会通常情况下，对于 10 人以内的小团队来说，如果已经有了每日站会，就不太需要再另外设置周会了。但是，当项目组的规模继续扩大，分成了若干的工作小组之后，你就需要利用项目周会，周期性地对项目的各个角色、各条线的进展和风险做全面的检查。
项目周会的目的，是解决整体计划层面、跨团队协同配合的问题，包括产品、运营、市场、研发等环节。由于项目周会是面向各个角色负责人，甚至面向全员的全局性会议，项目周会天然会成为一个最直接感受整体脉搏的地方。
项目周会的内容，除了常规的各角色进度和风险同步之外，你还需要根据项目组每个时期的整体阶段性重点，来设置相应的环节，让大家清晰感受到项目组明确的导向，什么是当前最重要的。
比如，业务初创期，我们每周会一起关注业务数据的实时变化，针对有问题的部分，各个角色及时联动调整策略；对于一些技术保障类的业务，则会每周重点关注客户反馈的工单数据和服务保障 SLA 的变化；对于 ToB 类业务，会重点关注付费率、续费和丢单情况的最新变化，从而即时找到问题，快速联动解决。
我跟你分享一些项目中常见会议的流程模版，包括需求评审会、技术方案评审会、排期会、站会周会等，你可以点击网盘链接获取，提取码是 4xr2。
保障会议品质的关键实际上，会议的品质，很大程度上可以看出一个项目团队的互动品质。把会开好，看上去很简单，但其实并不容易。我的经验是，不要盯着会议的数量，而是要追求会议的品质，这里有三个基本要素。
明确会议边界每个会议都有特定的主题和目的，并有明确的参会人员范围，这个就叫会议的边界。你可以写下目前参加的每一个会，问问自己：“为什么要开这个会？会议的边界是什么？哪些议题适合在会上讨论？”对于那些与主题不相干的议题，你要坚决舍弃。
我见过过很多会议，要么是流水账式的汇报状态，一大半人在那儿玩手机、看电脑，要么进入技术细节讨论状态，过于纠结于细节而争执不下，早就偏离了会议主题。这些都是会议边界定义不清的问题，想要彻底改善，项目经理要做好两个确保：首先，确保各部分的进展信息在会前统一提交，会议当场只说重要问题、风险及需要支持的地方；同时，确保会议当场严格围绕主题开展，对偏离主题的讨论，及时叫停！
同时，参会的人，也应该是有边界的，并不是越多越好。相关问题的主要决策人，对这个问题有责任的相关人员、负责执行决议的人员是必须参与的。发送会议邀请时，明确好哪些是必须参与的人员，并抄送那些可以选择参加的人员。
建立会议规则我们曾经做过一个“会议小恶魔”的游戏，让每个人想尽办法地破坏会议，借此去体会开好一个会，需要哪些要素。结果发现，像迟到、拖堂、开小会、看手机等行为，问题虽然不大，但是频繁发生的话，就会大大地影响会议品质。
特别是对于一些周期性的常规会议，会议规则约定很有必要。主持人要引导大家建立会议规则，对于迟到、请假、拖堂、跑题等行为建立公约，并成为规则的守护者。
我身边有些做得好的项目周会，光是会议规则就已经迭代过五六个版本，从迟到红包、拖堂红包开始，到轮流行使“规则守护大使”的角色，最后发展成由主持人判定违反会议规则者，即自动成为下次会议的主持人……不得不说，这一招真的很管用。规则上的推陈出新，在活跃了氛围的同时，还共同构建出了高效的会议品质，最终是对每个人的时间负责。
有同学留言说，虽然提前确定好会议目标和主题，但经常因为参会人未准备充分，而导致会议低效。所以，你知道我们为什么会改版五六次会议规则了吧。其实，开好会这件事，就好比整理衣柜，你很容易知道，该怎么整理好，但要想一直保持整洁，其实是件困难的事。所以，要想把会开好，答案就是经常去“整理”，记录一下会议常见的问题，经常跟大家做个小复盘，适当调整或优化下规则，比如尝试让耽误大家时间的人，给到大家红包补偿，甚至自动成为下次会议的主持人等。
会议的目的，不是开会本身，而是通过会议去沟通和交流，彼此达成一致去行动。所以，把会开好，是一群人的事，会议规则也要发挥大家的能动性，发动群众去“斗”群众，互相激发，也互相约束。
从本质来看，会议品质是团队互动品质的体现，互动品质是“本”，会议品质是“表”。通过会议规则的小小翻新，让大家之间的互动，恢复高效和活跃，才是根本。
做好会后跟进要想真正做到决而有行，最终靠的是有效的会后跟进，真正把决策落到实处。
会议主持人要对讨论的结果及时汇总，形成会议结论。对于无法当场确认的问题，一定也要进行记录，并明确跟进人和完成时间。会后所有跟进事项，直接进任务系统，确保跟进到底。同时，要在会议纪要的邮件中明文呈现，下次会议统一回顾。
总结今天，我给你介绍了项目中要开好哪些会，以及保障会议品质的三个要素。
有同学给我留言说，自己的团队是按照敏捷的框架来开会，每个会都开了，可最后团队会觉得流于形式，组织者也觉得索然无味。其实，这并不是敏捷方法的问题，流水不腐，户枢不蠹。没有什么东西是一成不变的，会议设计和流程，也需要根据项目各阶段的情况做相应的调整。既然项目的状态和团队的状态一直在变化，那就要根据这种变化去动态调整，想清楚我们到底要开哪些会？不开哪些会？怎么把会开好？
只要你坚持只开最有必要的会，开真正高效且产生决议的会，大家不但不会排斥，还会积极参与，会后还会有“这么短时间就达成一致”的满足感！所以你看，会议不是目的，借助会议去做好群体沟通，让大家看到有效的进展，才是最重要的。
畅所欲言请你根据断舍离的理念，梳理一下你自己在组织的会，特别那些你自己在内心深处认为是在例行公事的会。然后，请思考一下，哪些会是要舍弃的？哪些会是必要的？接下来你打算如何开好这些会？
欢迎你畅所欲言，我在留言区等你，也欢迎你把文章分享给你的朋友。

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静静聆听
2019-12-25
关于站会，与蓓蓓老师有不同意见，我认为站会的目的就是为了报告昨天项目进度，确定今天计划进度，根据任务排期，有领导者询问，这样的站会一般10-15分钟即可完成，而把站会搞的过于复杂，那跟周会就没有区别了
共 4 条评论
20
白大米
2020-03-10
开会别带手机，开会效率就会提高很多，真的，相信我
共 1 条评论
8
Raymond吕
2019-12-24
会议的目的是决策落实事情，本质上是正式信息的流转。参加与不参加应该从三个维度考虑：第一，初步判断需不需要我决策或有可能执行其中的事项。第二，这个会所承载的信息是不是能够不足我在项目里的信息盲点。第三，看邀请参加人都有谁，你想不想跟他们一起开会。其实，大部分人是会太多，而不是太少。所以雷老师说对会议做“断舍离”特别重要，有些时候选择“躲一躲”也是另一种积极包含自己的方式。
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8
天天向上
2019-11-23
> 会议规则就已经迭代过五六个版本蓓蓓老师，请教下这个方便分享最新一版的规则吗？
作者回复: 我给极客的编辑同学看过我们周会的规则，反馈是太魔性了……🤦‍♀️，这个得结合自己团队来定。
共 6 条评论
5
X.J👸
2019-12-22
马上我要到一个有很大挑战的大型项目中当项目经理，人员规模达60人，我无法做到参加每个站会，跟进每个问题，如何调动起团队自我揭示风险、跟进每个问题的进展呢？初进团队，我最重要最首要要做的事情是什么呢？ps目前项目进度滞后，各种风险，团队管理混乱，我也没有信息能理顺各种问题，求教。
作者回复: 干系人访谈，建议你回去看看第四讲。想要调动团队也要建立在，对团队问题现状及各类干系人完整的认知之上。
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亢（知行合一的路上）
2020-02-20
开会，自己有所得，站在大家的角度，让大家都能有所得，同理心很重要。不能流于形式，要产生效果。我这几天参加了几个长会，目标不太明确，经常就聊偏了，几个小时过去了，感觉很乱，没有决议，也无法落实到行动上。下次参会，我引导一下，设定边界，做好会议纪要，大家一起反思提高。
作者回复: 赞👍 推荐一个好用的远程会议协同工具，飞书，可以很方便的在会前设定主题，会议纪要和备忘项可以多人在线编辑，可以试试看
共 2 条评论
3
小文同学
2019-12-10
我从10月开始得到上级的授权启动全团队会议，自己参与管理的技术团队也开会。作为技术，以前认为会议多少有点没用，下手写代码才是最重要的。工作了些年，发觉会议是沟通、协作最有效直接的方法之一。我身边的同学有的会议太多，有的基本没会议。我属于会议过少的，会议过少引起的部门间沟通缺失的问题像多米诺骨牌一样在团队中引起了很多其他新的问题和成本，我最近两个月开的会议时时有意想不到的收获（侧面反映出团队存在的问题不少）。目前会议都有一定的作用，但尚缺少会后总结，缺少好的方法对会议决议的操作进行监督，这是现在自己开会比较薄弱的部分。
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3
马拉马拉
2019-12-06
会议规则制定部分在没有公司现金或者制度支持的情况下如何做奖惩规则的制定或者让团队人员提高参与感让大家觉得“这就是我的事情，我该因为它的完成而骄傲” 或者说在整个项目进程中整个项目的推进也需要这样一套规则或者方法来持续优化项目团队内的协作对于这个制度规则或者方法有案例或者方法可以分享吗？
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大姨妈小盆友🍉
2019-11-24
对于一些关键会议，虽然提前确定好会议目标、主题、参会人员、各参会人的准备和输出，但也常因为参会人未准备充分而导致会议低效，这种情况怎么改善比较好呢？
作者回复: 谢谢你的问题，特别好！你知道为什么改版五六次会议规则吗？其实，开好会这件事，就好比整理衣柜，你很容易知道该怎么整理好，但一直保持整洁，其实是件非常困难的事，至少我是这样的，哈哈并且，开会还要更难一些，因为不止是你一个人做好就可以了，那是一群人的事。所以我说会议品质是团队互动品质的体现，互动品质是本，会议是表象。要真想开好会，先把你自己整理好，大家的规则得大家定，但你可以成为榜样。
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Cy23
2019-11-23
每日晨会，统计昨天完成情况于今日计划，有什么需要的帮助的，结果发现需要的帮助就是把昨日他们没解决的问题解决了
作者回复: 人员能力还达不到的话，先还是做好能力建设，再去看自我管理。
共 2 条评论
2
leesper
2021-02-01
雷老师，请教一个问题，这么多的文档，您平时工作中是怎么做文档管理的呢，文档多了容易乱~~
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BruceMaNo1
2020-05-10
团队之前在每天的十点半例行开站会，但最后演变成了拿着手机的坐会，跟自己不相干的时候都在玩手机，或者扯到跟项目无关内容的时候大家参与度都很高，就导致本来打算15分钟结束的站会，最长时间能开到45分钟左右，严重的背离了初衷，断舍离，很重要，明确会议目的，再辅以会议规则对大家进行限定，这样会议才能高效。
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quietwater
2019-12-16
目标明确的会议，才能有的放矢。开会是为了发现问题，解决问题，优化流程。会议不是一成不变的，每个阶段的重点也不同。不要教条和僵化，审时度势，抓住重点才是良策。
作者回复: 正解
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穷查理
2019-11-25
问题： 1、需求评审会，产品总监组织，策划主讲；项目提出的问题基本有三种解决方式：一、产品总监说服项目组，或者这是谁谁谁的想法（更高级领导）；二，不能说服的地方由项目组借鉴其他项目组类似功能开发；三、看同行类似功能的做法。 2、周会，由产品总监主持，部门所有成员轮流发言，说一下上周做了那些事；往往说着说着，就开始讨论哪个接口怎么写，哪行代码的问题上，最后大家昏昏欲睡。 3、其他一些会议，在召开之前基本不知道主题、也基本没有时间观念，由主讲人“授课”，然后抽一些人提问。看到以上会议的问题后，我在组织项目组会议的时候就会关注以下角度： 1、开会之前通知要讲什么主题，每个参加会议的人都要提前准备，把自己要说的内容写在本子上； 2、要求必须提前几分钟到场，并控制开会时间； 3、注重围绕主题：不能开着开着跑偏了，跑到什么接口、什么js方法了之类了，然后就是一大堆大家听不懂的东西。 4、讨论的问题一定要形成最后的结论：不能讨论过程很激烈，以为大家都明白了，最后一问怎么做，还是不清楚。
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1
Hunter Liu
2019-11-23
敏捷三连问，问着问着就成了形式了……，很多情况就是挺好个东西做起来之后就变味儿。
作者回复: 是的，敏捷有它的底层价值观设定，如果只拿了形就容易走样。
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信怀义
2022-11-28 来自北京
误区之一就是为了开会而开会
weirdw
2022-04-12
其实，开好站会的关键，是要还政于民，站会满足的是团队的自组织需要，而不是 leader 的监控需求. 我们现在的站会感觉就是状态汇报会，感觉大家兴致也不高，请问蓓蓓老师，怎么才能达到上面的还政于民呢
Terry郑💫
2021-10-20
有一个疑问，如果有异议的人作为下一次的会议主持人，那作为下一次会议变得更坏或者冗长，该如何去处理这个问题呢？蓓蓓
zhengxm_16
2021-07-23
好的会议是类似的，不好的会议各有各的不足！会议做为沟通最重要的工具，无论如何重视都不为过！
磉盘
2021-07-09
会议是一种讯息传播及沟通的活动，会议有多人参与，为达到预期的目标还聚集到一起。

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