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13｜工具方法大串讲：手把手教你高效管理

13｜工具方法大串讲：手把手教你高效管理-极客时间

13｜工具方法大串讲：手把手教你高效管理

2021-08-23 雷蓓蓓 来自北京
《雷蓓蓓的项目管理实战课》
课程介绍

讲述：雷蓓蓓

时长13:02大小11.93M

你好，我是雷蓓蓓。
很多同学经常问我：“老师，专栏里的图你是用什么工具绘制的呢？有哪些高效的项目管理工具吗？”今天，我就来做一个工具方法串讲，一并回答你！
在这一讲中，我会结合几个常用的工具，从 WBS 工作分解到制作甘特图、里程碑规划图，再到任务管理、质量卡点、项目全局视图，为你一步步讲解可操作、易上手的方法，手把手教你高效管理你的项目。
另外，这是“硬技能篇”的最后一讲，所以，我会在最后对这一模块的内容做一个简单的总结，帮助你打通整个知识版图。

Visio：WBS 及甘特图

我要介绍的第一个工具就是 Visio。我在第 5 讲中介绍“排期地雷”时，很多人在留言区问：“艾文的计划是用什么工具做的呀？”
今天，我们就先来看看艾文的第三版计划，是怎么画出来的。如果你对这部分内容不太有印象了，可以先返回第 5 讲复习一下。
作为 Office 官方提供的图表工具，Visio 可以帮助我们轻松直观地创建甘特图、流程图、组织结构图等。
今天，我就结合具体例子，带你一起看看，如何使用甘特图完成 WBS 工作分解。
Step 1：选择并创建甘特图
在 Visio 中选择“新建”后，你就会看到各个类型的模板，你可以搜索或者直接选择甘特图。选择好样式之后，你就可以点击“创建”，获得模板。
创建完成后，你会得到一个标准的甘特图模板（以基本甘特图为例）。其中，横轴是分解的各个任务，纵轴是我们需要展示的属性。
Step 2：按照 WBS 工作分解，增 / 删任务
选中表区后，点击右键，就可以看到新建 / 删除任务的操作链接。这时，你需要逐条地录入 WBS 工作项。
Step 3：拆解子任务（升 / 降级）
对于小型项目来说，一个层级的任务就可以满足需求了。但对于比较复杂的项目来说，你还需要进行子任务的拆分。在 Visio 的甘特图中，你使用降级来完成把任务降为子任务的动作，用升级来完成把子任务转为任务的操作。
在具体操作时，选中任务之后（支持多选），点击右键，将其降级，这时，你选中的任务就会自动成为表格中上一级任务的子任务。子任务在格式上会有缩进，而主任务在右侧的日期区域会拥有标识。
Step 4：配置任务属性（如资源名称、持续时间等）
在完成任务拆解后，我们就可以开始配置任务属性了。
在制作甘特图时，我们希望重要的信息能够得到充分的体现。所以，除了基础的任务名称、开始时间、结束时间等，我们往往还会添加一些属性，比如资源名称、完成百分比、持续时间等。
另外，除了计划的时间，你还可以添加实际开始 / 结束 / 持续时间，来记录项目的完成情况。
在选中表区之后，可以点击右键，插入列并选择想要插入的列类型。Visio 也支持用户自定义的字段，还是比较灵活的。
Step 5：设置任务依赖关系
在项目规划中，我们需要厘清任务依赖关系，并借助链接任务功能，来完成在图上的展示。
在具体操作上时，你可以参考下表。在选中有依赖关系的两个任务之后，右键选择“链接任务”就可以了。如果你要取消依赖关系，可以点击“取消链接任务”，也可以在日期区域，直接选中任务间的连线并删除。
三个区域的配置完成后，我们的甘特图就比较完整地呈现出来了。其他几个甘特图模版的具体操作步骤也是类似的，只是最初的模板与样式有略微的不同，你可以根据自己的喜好进行挑选与调整。
到这里，第 5 讲中艾文的第三版计划就做好了，如下图：

Visio：里程碑规划

在任务规划期间，除了 WBS 工作分解及甘特图，我们还需要一个可以反映各个阶段时间节点的整体里程碑规划，也就是艾文的最后一版计划图。
里程碑规划图的绘制也可以在 Visio 中轻松做到，同样也是 5 个步骤。
Step 1：选择并创建日程表
首先，你要搜索日程表模板，并且选择合适的日程表模板，然后就可以开始我们的里程碑制作了。
Visio 主要提供四种模板：日程表（空白画布提供日程表形状）、块状日程表、垂直块状日程表和展开的块状日程表（用于展示日程中某一部分的详细信息）。
Step 2：选择日程表形状，绘制时间线
需要注意的是，日程表的使用和甘特图有所区别，日程表主要是通过使用 Visio 工具中的日程表形状来完成展示。拖动下图中的形状到画布，并进行相应属性的配置。
除了模板中提供的时间线，我们还可以自行拖拽选择三种：圆柱形、线形和块状。
将图形拖拽到画布以后，会自动弹出配置日程表的选项。在这些选项中，你可以选择时间段与刻度，这时，基础的设置就完成了。
Step 3：设定里程碑时间
接下来，你需要将里程碑和间隔形状拖拽到画布上，进行日期的配置和形状的调整，以标记重要日期。
可选的里程碑形状有线形、菱形、针形、双三角形、X 形、三角形、圆形和正方形等，你可以根据自己的使用习惯与定义来进行使用。
当然，需要调整时，你可以右键配置里程碑的属性，更换里程碑类型。
Step 4：设定时间间隔
除了特殊的里程碑节点外，我们有时候还会标记一些重要的时间间隔。你可以选取左侧形状中的间隔，把它拖拽到时间线上，并进行间隔的属性设定，这时，就可以完成时间间隔的标注了。
Visio 提供的时间间隔类型有方括号间隔、花括号间隔和块状间隔。
Step 5：增加今日标记
在项目的进程中，今日标记也是一个非常实用的功能。你可以选择“自动描述位置”，在项目进度的查看中，也可以把它作为一个标签，来进行进度的观察与把控。
到这里，小勤的最后一版里程碑规划图就做好了。

Tower：在线多人协同

做完了计划之后，你肯定还想知道，后续如何跟进这些任务。这时，你就需要一个任务管理平台了。
在我试用过的多人在线协同工具中，Tower 使用起来无疑是最流畅的，上手也很简单。同时，它还提供了移动版 App，微信里面也能用。
我在几分钟之内，用 Tower 做出来了一张甘特图（如下图），整个过程操作起来非常简单。你可以用任务清单来完成 WBS 工作分类，在面板上直接拖拽，调整任务的时间安排以及任务之间的前后依赖关系。
在任务清单上，你还可以为每个阶段设置清晰的完成标准。
比如，设计阶段的完成标准是，需求稿和设计稿公开评审通过，且未处理反馈数 <5。
在监控阶段， 你可以通过“鹰眼”，了解项目进展、本周任务、延迟任务，以及项目成员延误率。
同时，你还可以通过看板看到项目全局的各个环节。不得不说，这是一个简易高效的任务协同管理神器。

网易 Overmind：在流程中设置质量卡点

讲完了任务管理，接下来我们看一看质量管理的工具和方法。
在“质量管理”这一讲中，我跟你分享了通过设置质量卡点，在过程中保障质量的方法。如果要做到这一点，你需要一款好用的 DevOps 配套工具。
研发的流程和标准管理是所有团队都会碰到的痛点，团队越大，越是如此。随着团队规模的扩大，如何保障高效率、高质量的交付，自然就成了技术管理中的首要问题。
在网易内部，我们使用 Overmind 企业效能平台，来做全研发流程的规范化管理。在网易某个明星产品 8 亿的用户规模之下，日均 15 次上线，交付周期缩短了 58%，依然能够保障超高的质量标准。这是怎么做到的呢？
答案就是，在流程中设置质量卡点。
Overmind 把以前很难推进的编码、提交等规范化动作，变成了由工具来中心化控制；把以前口头描述的质量、效率问题，变成标准化数据来度量改进。
这样的 DevOps 工具让整体技术及质量管理有了尺子，有了抓手，有了助推器。在微服务、DevOps 盛行的时代，像 Overmind 这样的全流程研发效能平台，就成为了技术管理最好的基线，最佳的伙伴。

一页纸项目管理：全局视图及干系人汇报

其实，在项目管理的过程中，要关注的事情有很多，工具更是多种多样。除了刚刚提到的这些工具之外，你还需要一个纵览全局的视图，以免陷入细节，“只见树木，不见森林”。特别是你在跟高层汇报项目进展时，如果一上来就好几十页的文档，恐怕半天都说不清楚。
现在，我给你介绍一个足够简单的工具，让你可以用一页纸看到项目全局，更好地进行整合管理，轻松搞定各种干系人汇报。
一页纸项目管理为项目描绘了一幅高度可视化的项目整体图，清晰明了地体现了项目管理的五个核心要素（目标、任务、负责人、时间线及成本），让每一个利益相关人，特别是公司高层管理者，可以快速、直观地了解项目的整体情况。我给你分享一份“一页纸项目管理”模板，你可以点击网盘获取，提取码是 vg1u。
构建这样一个表格，需要 12 个步骤：确定项目名称及目标、明确责任人、绘制项目矩阵、划分子目标、拆解主要任务、关联任务与子目标、设置目标日期、完成任务排期、分配任务到个人、设置定性任务、成本预算与监控、概述与风险预测。
在创造这一页纸的过程中，你会有意识地用更加结构化的方式，从项目全局的视角去思考问题，从而加深对项目本身的理解。你和你的团队只要看到这一页纸，就会明白哪些是最重要的。
同时，一页纸项目管理，强调的不是面面俱到，而是把最有用、最有价值的东西，用最快捷、最简单的方式呈现出来，这就是透明。这份透明的清晰，也会让项目的相关人员各就其位，以主人翁的立场来思考和行动。

总结

今天，我从可以做出漂亮计划图的 Visio，讲到简单易用的多人协作工具 Tower，再到 Devops 工具 Overmind，最后落脚在纵览全局的极简主义神器：一页纸项目管理。
只要你能把这几类工具搭配起来使用，并且真正用好，就足以应对日常基本的项目管理需求了！
最后，我用一张表格，带你梳理下“硬技能篇”的主要内容，你可以及时回顾下。

畅所欲言

下一讲，我想跟你聊一聊如何在实践中进行学习，希望可以进一步帮你巩固学习成果。如果你在学习和实践的过程中，有特别需要解答的困惑，可以留言告诉我。
欢迎你畅所欲言，我在留言区等你，也欢迎你把文章分享给你的朋友。
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 写留言

精选留言(44)

  • Raymond吕
    2019-12-24
    get到新知识，visio除了能画流程图竟然还能画甘特图，这么多年都吃土去了。 协同管理工具Tower，竟然价格这么良心，相比teambition，禅道，iCafe，明道，leangoo这些看起来就清爽。接下来要试一下。 最后说一下工具，很多人有工具情怀，认为只要上了一个工具就能解决所有问题，反而忽略了人的作用。 我们老板说，底层逻辑没想清楚，解决问题的机理说不明白，什么工具都没有。 还是把需求、问题理清楚。 问自己：假设没有工具怎么办？有了工具哪部分会变的更好？
    展开
    30
  • 古灵
    2019-11-30
    Tower 小伙伴前来围观~ 这里有我们自己怎么用 Tower 做项目管理和产品研发的介绍，供大家参考：https://mp.weixin.qq.com/s/dOmbcNDhCiRKMr3kCG-2yA
    25
  • 陈怀哲
    2019-11-30
    雷老师，最令我惊艳的是这个一页纸项目管理，因为直接对老板汇报，老板事情忙，不在意细节，更多在意的是整个项目的一个大概项目情况，这个真的很清晰。能发一下【一页纸项目管理】的文件模板吗？

    作者回复: 可以啊，回头我请编辑同学，把模版的链接也放上去！ 这个模版网上不好找，我们请同事重新做了一份的，可以发给大家。

    共 5 条评论
    15
  • 大响马
    2019-11-30
    公司的平台项目启动在即，如饥似渴的看完了老师的课程，有共鸣，又有醍醐灌顶，太好了。忍痛用信用卡支开老婆孩子，周末我要好好的做个启动会PPT，还有里程碑计划

    作者回复: 哈哈哈哈哈，你把我逗乐了…… 周末愉快！

    10
  • KoreQ
    2020-06-11
    求老师推荐一个mac上的visio的替代软件，蟹蟹

    作者回复: 试试omniplan

    共 2 条评论
    4
  • Harold
    2020-03-01
    雷老师，能不能再一个专栏？具体讲讲每个工具怎么使用
    3
  • maks
    2019-12-03
    谢谢,蓓格格的分享.写教程时的抠图之繁复我感同身受 入手的收藏,又多一讲, 趁着没多少人发现,收藏一波并且赶紧下载来感受一下.
    2
  • 多读书
    2019-11-30
    北京的第一场雪，占楼

    作者回复: 哇，好幸福～～

    2
  • Alex
    2020-10-28
    不用project吗？
    1
  • 奔
    2020-07-22
    老师，Overmind 这个平台能访问吗？没有找到可访问的链接。

    作者回复: http://overmind.netease.com/ 官网，有需要可以联系我们

    1
  • 晨光
    2020-05-19
    viso还可以这样用，10年的pm白当啦！ 一直讨厌project，所以尝试了很多还是回归excel😓，明早就去用viso感受一下。 Tower好强大，下次带新团队的时候一定要尝试一下。 一页纸真是项目经理的福音，膜拜！ 羡慕网易的自由devops工具，和文化。真的是大厂风范我辈楷模，好想拥有！

    作者回复: 我们会逐步尝试把一些自研平台开放给大家，你值得拥有！

    共 2 条评论
    1
  • 天天向上
    2019-12-01
    visio基本没用过，get。里程碑图效果太棒了。楼市同学问的一页纸，我用excel实战管理过，微型项目很实用。

    作者回复: 赞一个

    共 3 条评论
    1
  • 陈怀哲
    2019-11-30
    我在学习使用Omniplan，老师接触过这个软件吗？感觉怎么样？

    作者回复: Omniplan号称是mac上的project，功能还是很强大的，只是对大部分同学来说，visio更加的通用，所以拿visio来讲，其实好工具还有很多。

    1
  • 无名无姓
    2023-01-29 来自北京
    老师有没有模板，可以供下载哈
  • ，。
    2022-08-22 来自北京
    蓓蓓老师，一页纸项目管理的汇报方式感觉非常的好，只是模板中的部分内容不是很理解，能不能用一个真实的互联网软件开发项目的内容填写上去作为模板，感谢！
  • 远志
    2022-04-29
    求助这里，在使用Visio制作项目甘特图。像五一十一长假，有没有办法像周末一样设置成休息日呀？有没有同学或者老师能回复我。
  • 甘馨怡
    2022-03-26
    老师您好！想问问，这么多工具产出了五六份文档，如何汇集同步给整个项目组呢？工具出处不同，实际分散在各个地方，有的是线下文档，有的是线上文档
  • 森林木
    2022-03-19
    请教一下老师，有的时候研发团队和项目管理用的工具不太一样，比如项目管理更看重依赖项等，但是研发团队可能需要tower这样的任务管理工具记录细节，经常需要两边同步，怎么做平衡呢？
  • DY_FED
    2021-06-05
    Overmind，有免费版的吗？
  • Stephen
    2021-05-24
    先mark下,以后用到时细细读来